Tecnologia, come usarla in uno Studio Legale ed ottimizzare le spese.

Organizzazione dello studio legale

Molti colleghi, conoscendo la mia passione per la tecnologia e per l'informatica, mi chiedono spesso se sia possibile utilizzare negli studi legali strumenti che consentano di abbattere le enormi spese di gestione. La risposta è ovvia ed è affermativa, ma spesso leggo negli occhi di chi mi pone la domanda una sorta di incredulità.

Oggi l'organizzazione dello studio legale non può prescindere dall'utilizzazione di una serie di apparecchiature tecnologiche che si rendono necessarie e indispensabili per lo stesso lavoro dell'avvocato: i computer, la linea dati, i sistemi di archiviazione, la linea telefonica, i gestionali, gli scanner e le fotocopiatrici.

Tali strumenti ci vengono pubblicizzati in maniera massiva e spesso entrano nello studio senza che ciascuno di noi abbia fatto un'effettiva valutazione circa la loro reale necessità o convenienza.

1Che cosa significa «scelta oculata»

Non sto parlando di marche diverse, né di modelli all'avanguardia. Quando parlo di scelta oculata parlo soprattutto di struttura tecnologica adeguata e adatta all'effettivo utilizzo nello studio professionale. È una questione di progetto, non di catalogo: la stessa spesa può produrre un impianto sovradimensionato e costoso oppure un impianto giusto e più economico.

2Un esempio concreto: la linea telefonica

L'esempio che mi è facile fare con i colleghi è quello della linea telefonica. Vediamolo in dettaglio.

Per la clientela business si trovano sul mercato una serie di offerte apparentemente ottime, che prevedono un canone mensile fisso, alcune spese accessorie e un costo a consumo. Una linea telefonica con una sola numerazione e con associata linea dati ha un costo mensile fisso di circa 30,00 euro, oltre al consumo che incide mediamente per 50,00-60,00 euro al mese.

In uno studio legale, inoltre, va installata una centralina telefonica che smista le chiamate sui vari interni e che dispone di un risponditore automatico per i giorni di chiusura: un apparecchio che si trova sul mercato a un prezzo medio di 250,00 euro, oltre alle spese di installazione.

Optando per una soluzione innovativa si può installare un sistema VoIP, anche con più numerazioni telefoniche, appoggiato su una linea a banda larga per il solo traffico dati, con un centralino virtuale basato eventualmente su piattaforma open source.

3Dove si può risparmiare ancora

Lo stesso ragionamento può essere ripetuto su molte altre voci di spesa dello studio. Ne indico alcune, fra quelle su cui ho visto i margini più ampi.

• 1I gestionali di studio e i redattori per il processo telematico.
• 2L'illuminazione a LED degli ambienti di lavoro.
• 3I sistemi intelligenti — domotica e wi-fi — per l'accensione e lo spegnimento di condizionatori e riscaldamento.
• 4I sistemi di archiviazione in rete di tipo NAS.

4Che cosa è cambiato da allora

Ho scritto queste righe qualche anno fa e il criterio non è invecchiato: la spesa si abbatte progettando, non comprando. Sono però cambiati gli strumenti, e alcune voci che allora erano una scommessa oggi sono ordinaria amministrazione. Vale la pena aggiornare l'elenco.

Dalla ADSL alla fibra

La sostituzione della vecchia ADSL con la fibra ottica ha reso solida proprio la scelta che allora appariva ardita. Il VoIP soffriva delle latenze e delle cadute della linea in rame; con una connessione in fibra la telefonia su rete dati regge senza incertezze, sostiene più conversazioni contemporanee e consente di portare l'interno dello studio sul telefono del professionista ovunque si trovi, in udienza fuori sede o in trasferta. La stessa linea sostiene poi le videochiamate con il cliente, che oggi sono un canale di lavoro ordinario e non più un ripiego.

I gestionali in cloud

Il gestionale installato sul server dello studio comportava licenza, macchina, manutenzione e aggiornamenti a carico nostro. I gestionali in cloud spostano tutto questo su un canone: si accede al fascicolo da qualunque postazione, i backup e gli aggiornamenti li fa il fornitore, e la spesa iniziale sparisce.

Qui però l'attenzione va spostata dal prezzo alle condizioni. Prima di firmare conviene verificare dove risiedono materialmente i dati, quali garanzie offre il fornitore sul trattamento, e soprattutto come si esportano i fascicoli il giorno in cui si volesse cambiare fornitore. Un gestionale che non restituisce i dati in un formato utilizzabile è un risparmio apparente: il costo si paga dopo, tutto insieme.

La firma digitale e i flussi interamente telematici

La firma digitale non è più l'adempimento occasionale di qualche anno fa: è il modo ordinario in cui si sottoscrive un atto, si deposita, si contrattualizza un incarico. La firma remota, che non richiede la chiavetta fisica, consente di firmare da qualsiasi dispositivo, e questo cambia l'organizzazione più di quanto sembri — l'atto non deve più tornare fisicamente in studio per essere sottoscritto.

Il risparmio qui non è tanto sul canone del certificato, che è modesto, quanto sulla carta, sulle stampe, sulle raccomandate e sul tempo di spostamento che spariscono dal ciclo di lavoro.

Gli assistenti basati sull'intelligenza artificiale

È la novità che più divide i colleghi. Sgombero il campo da un equivoco: questi strumenti non decidono e non redigono al posto dell'avvocato. Sono utili in ciò che ruba tempo senza richiedere il nostro giudizio — riassumere un fascicolo voluminoso, riordinare una cronologia, preparare la struttura di un atto che poi va scritto, tradurre corrispondenza, trasformare una registrazione in un verbale da correggere.

Su questo terreno la prudenza non è una posa. Vanno tenute ferme tre regole: ogni riferimento normativo e giurisprudenziale va verificato alla fonte, perché questi sistemi possono produrre citazioni inesistenti dall'aspetto perfettamente credibile; i dati del cliente non si consegnano a strumenti che non offrono garanzie sul trattamento; e la responsabilità dell'atto resta interamente dell'avvocato che lo firma, senza attenuanti di sorta.

Il monitor in sala d'attesa

Un semplice schermo collegato a un piccolo dispositivo, con un palinsesto che ruota, oggi costa poche centinaia di euro e sostituisce le brochure stampate, la bacheca degli avvisi e i fogli attaccati alla porta. Nella sala d'attesa può mostrare gli orari, le aree di attività, gli approfondimenti pubblicati sul sito, gli avvisi sulle chiusure.

Il vantaggio vero non è il costo del monitor: è che il contenuto si aggiorna una volta sola, dal sito, e si riflette ovunque. Chi aspetta legge qualcosa di utile invece di guardare il soffitto, e lo studio comunica senza che nessuno debba stampare nulla.

Un sito internet fatto per lavorare

È la voce su cui vedo sprecare più denaro. Il sito vetrina, quello che elenca le materie e mostra una foto della scrivania, costa e non produce nulla. Un sito progettato come strumento di lavoro fa cose concrete: consente al cliente di prenotare da solo un colloquio scegliendo giorno e ora, di pagare online la consulenza o l'anticipo, di scaricare la modulistica, e permette allo studio di sapere quali contenuti portano davvero contatti e quali no.

Ognuna di queste funzioni sottrae lavoro alla segreteria: le telefonate per fissare un appuntamento, i solleciti di pagamento, l'invio dei documenti. È lo stesso ragionamento del centralino virtuale, applicato all'accoglienza.